Как правило, предприятия не всегда представляют себе всю важность правильной обработки входящих документов. Следствием чего могут быть либо их потеря, либо, если входящий документ требует ответных действий, потеря срока выполнения.
Порядок работы с документами, поступающими на предприятие, включает следующие основные этапы:
1) прием (доставку) корреспонденции;
2) первичную обработку;
3) предварительное рассмотрение;
4) регистрацию;
5) рассмотрение руководством предприятия;
6) передачу исполнителям;
7) исполнение документа;
8) возврат на постоянное хранение.
Доставка документов на предприятие осуществляется, как правило, средствами фельдъегерской, почтовой и электрической связи. С помощью фельдъегерской (курьерской) связи осуществляется доставка наиболее важных и ценных отправлений. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мел ких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения электронной почты E-mail. Поступившие телеграммы принимаются под роспись от работника почтового ведомства с проставлением даты и времени ее получения. Телеграммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, после чего немедленно передаются на рассмотрение руководству и — по его результатам — на исполнение соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия. Текст телефонограммы принимается (записывается получателем — как правило, дежурным сотрудником секретариата) на специальном бланке или в журнале, после чего немедленно передается должностному лицу, которому она адресована. Факсимильные сообщения и сообщения электронной почты E-mail принимаются дежурным сотрудником секретариата и докладываются руководителю предприятия по мере поступления и в зависимости от срочности содержащейся в сообщениях информации. При приеме особое внимание обращается на правильную адресацию поступившей деловой корреспонденции. Принятые документы укладываются в портфель (сумку, мешок и пр.). Первичная обработка принятых документов производится сотрудниками группы (участка) делопроизводства службы ДОУ. Упаковка документов (конверты, бандероли и пр.), включая заказные отправления, вскрывается, из них извлекается все содержимое. При этом особое внимание следует обратить на целостность упаковки документов и соответствие вложения данным, указанным в сопроводительном письме. На первой странице извлеченного документа проставляется регистрационный штамп ("Входящий № "). После этого сведения о документе вносятся в журнал учета.
При поступлении документов на небумажных носителях в делопроизводстве учитывается только сопроводительная документация, а сами носители передаются на машинную обработку без вскрытия упаковки. Содержание документа на носителе должно быть сверено с учетными данными, указанными в сопроводительном письме. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством предприятия и направляемые непосредственно тем должностным лицам и структурным подразделениям предприятия, которым они предназначены. Документы, адресованные предприятию (руководству предприятия), учитываются и предварительно рассматриваются в службе ДОУ. После предварительного рассмотрения они передаются на последующее рассмотрение руководителю предприятия или соответствующему должностному лицу (структурному подразделению) для принятия решения. В обязательном порядке на рассмотрение руководства предприятия передаются документы, полученные от вышестоящих органов управления, а также документы, содержащие важную (конфиденциальную) информацию по основополагающим вопросам деятельности предприятия (кадровые, финансовые и т. п.). Передача документов на последующее рассмотрение должна осуществляться, как правило, в день их поступления на предприятие. Рассмотрение руководством предприятия поступивших документов включает изучение их содержания и оформление резолюции, отражающей суть принятого руководителем управленческого решения. Возвращенные в делопроизводство документы направляются на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия, указанным в резолюции. Предварительно содержание резолюции фиксируется в специальном журнале. На документы, исполнение которых подлежит контролю, ставится соответствующая отметка ("На контроль", "К" и т. п.). Должностные лица или начальники (ответственные исполнители) структурных подразделений оповещаются службой ДОУ о необходимости получить тот или иной документ на исполнение. Прибывшим работникам документы выдаются под роспись в журнале учета документов на срок, необходимый для исполнения документа. Документы, которые адресованы на исполнение нескольким должностным лицам (структурным подразделениям), передаются им поочередно или одновременно (в последнем случае копировально-множительным бюро службы ДОУ изготавливается необходимое число копий). Подлинник документа передается ответственному исполнителю (указанному в резолюции в качестве такового или же указанному первым). Исполнение документа производится соответствующими должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия в сроки, установленные резолюцией или вытекающие из содержания и характера документа (о сроках исполнения документов). Исполненный документ с соответствующей отметкой подлежит возврату на постоянное хранение. О возврате документа в журнале учета делается отметка, после чего документ помещается в дело в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел. Вместе с документом в дело помещаются материалы, подтверждающие его исполнение (контрольные экземпляры писем и пр.).
| 